Was brauche ich wirklich?

„Wie viele Kugelschreiber brauchst du eigentlich auf deinem Schreibtisch?“, fragte Uli Eßlinger, Geschäftsführende Leiter der Sozialgemeinschaft Schiltach/ Schenkenzell e.V., jeden Mitarbeitenden der Verwaltung vor einigen Wochen. Es ging ihm allerdings nicht nur um den einen notwendigen Kugelschreiber und die Rückgabe der 20 anderen in den Materialschrank, sondern generell um die Etablierung einer neuen Ordnung für gezieltes, strukturiertes und effizientes Arbeiten.

Mit der Idee, bisher fest zugeordnete Schreibtische für alle Kolleg*innen freizugeben, wurden die Arbeitsplätze mobil. Zuvor mussten Schränke und Rollcontainer ausgeräumt und jeder Inhalt nach seiner haptischen Daseinsberichtigung hinterfragt sowie Unterlagen digitalisiert und viel Papier vernichtet werden. Mit dem Laptop und einem kleinen Ordnungskorb mit den notwendigsten Utensilien, wie dem einen Kugelschreiber, unter dem Arm, ist nicht nur diszipliniertes Ordnung halten und Konzentration auf das Wichtigste das Gebot der Stunde, sondern auch eine neue Freiheit und Flexibilität bei der Arbeit.

Nicht mehr benötigte Schränke wurden abgebaut, Hängeregister geleert, Rollcontainer eingesammelt, persönliche Schrankfächer zugeteilt und einheitliche, digitale Strukturen mit neuer Einteilung von Zugriffsrechten geschaffen sowie digitalen Arbeitsmöglichkeiten auch für Teams eingerichtet.

Das ging nicht reibungslos über die Bühne. Verwaltungsmitarbeitenden mussten sich von eingefahrenen Mustern und einem „Das haben ich doch schon immer so gemacht“-Denken verabschieden. „Jeder wird abgeholt und darf sich an die neue Situation anpassen. Keine einfache Sache“, weiß Esslinger.

Zudem kehrt mehr Ruhe durch überlegte Bürokommunikation ein: Nicht jeder Vorgang muss beispielsweise persönlich besprochen und damit eine zusätzliche Geräuschkulisse geschaffen werden. Es geht viel mehr per E-Mail, als gedacht. Notwendige Gespräche „auf Augenhöhe“ – nämlich im Sitzen – und mit gedämpfter Stimme sowie Telefonate in anderen Räumen führen als dem gemeinsamen Büro oder in Treffpunkt-Nischen, stören die gegenübersitzenden Kolleg*innen weniger bei deren Aufgaben.

Bis spätestens Ende dieses Jahres möchte Eßlinger die Digitalisierung auch sämtlich möglicher Verwaltungs- und Personalakten beendet wissen.